Professionelle Telefon- und Terminservices nehmen in der Arztpraxis nicht nur viele Anrufe während der Sprechzeiten ab, sondern auch die oftmals zeitaufwendige Terminvereinbarung mit den Patienten. Wer ergänzend eine Möglichkeit zur Online-Terminvereinbarung einrichten lässt, bietet den Patienten besondere Flexibilität und die Praxismitarbeiterinnen werden zusätzlich entlastet.
Kommerzielle Telefonservice-Anbieter übernehmen die Anrufannahme während der Sprechstunde und im Urlaub. Die Weiterleitung wird von den Patienten in der Regel nicht bemerkt, so dass der Eindruck entsteht, sie erreichten ihre gewohnte Arztpraxis. Zudem übernimmt der Telefonservice die Vereinbarung und Verwaltung aller Termine mit den Patienten. Bei der Terminvereinbarung mit den Patienten werden die Kalender in der Praxis und im externen Telefonservice online miteinander abgeglichen. So können im Rahmen dieser Terminvereinbarung auch kurzfristig Termine zugefügt, verschoben oder gelöscht werden. Auch Urlaubsvertretungen werden wahrgenommen. Statt den Anrufbeantworter einzuschalten, wird der Anschluss an den Telefonservice weitergeleitet. Dadurch können auch Notfälle angenommen und den Anrufern direkt geholfen werden.
Medizinische Fachauskünfte geben die Telefonsekretärinnen dabei nicht. Sie können aber in dringenden Fällen die Patienten an vorab bestimmte Vertretungen, Fachärzte oder andere Mediziner vermitteln oder auch - wenn das so abgesprochen wurde - das Gespräch an den Urlaubsort des jeweiligen Arztes oder auf sein Handy weiterleiten. Diese Erreichbarkeit und Betreuung auch während der Urlaubszeit bindet die Patienten stärker an die Arztpraxis und damit stellt damit einen wichtigen Wirtschaftsfaktor dar. Wichtig ist, dass der Telefonservice-Anbieter über die nötige technische Ausstattung für die Sicherung und Übermittlung vertraulicher Daten verfügt. Wer einen externen Anbieter mit Telefonservice oder Terminvereinbarung beauftragt, sollte sich vorab nach dessen Maßnahmen für Datenschutz und Datensicherheit erkundigen.
Als Ergänzung zum Terminservice besteht die Möglichkeit, dass Patienten selbst einen Termin in einem Online-Kalender auf der Internetseite der Praxis aussuchen. Dies trägt zur Entlastung der Praxismitarbeiterinnen bei. Für die Patienten hat das
Online-Terminsystem den Vorteil, dass sie sich rund um die Uhr online aus dem Kalender der Arztpraxis einen Termin aussuchen können, der ihnen persönlich am besten passt. Auf Wunsch erhalten sie über den Telefonservice auch eine Terminbestätigung oder eine Erinnerung per Email oder SMS.
Quelle: businesstelefon.de
