Wer regelmäßig mit dem PC arbeitet, kommt fast zwangsläufig mit dem Office-Paket von Microsoft in Berührung - und mit dem als E-Mailclient bekannten Programm "Outlook". Die geschickte Anpassung der E-Mailverwaltung und die Nutzung der darüber hinaus beinhalteten Programmmodule kann die Organisation des Praxisalltags erheblich erleichtern.
Von Jörg Kohler
Für die Sortierung von E-Mails stehen Ihnen verschiedene individuelle Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung: So können u. a. für die Bereiche Postein- und -ausgang Unterordner angelegt werden. Unterordner erstellen Sie, in dem Sie mit der rechten Maustaste auf den Hauptordner klicken und im Kontextmenü "Neuer Ordner" auswählen. Diesen können Sie mit einem beliebigen Namen kennzeichnen. Wenn Sie Ihre E-Mailadresse sowohl für private als auch für geschäftliche Korrespondenz nutzen, lassen sich Nachrichten themensortiert ablegen. Das schafft Ordnung im Posteingang:
Haben Sie mehrere E-Mailadressen in Outlook konfiguriert, die Sie zu unterschiedlichen Zwecken verwenden, so erweist sich der Übersichtlichkeit halber auch hier die Verwaltung in gesonderten Ordnern als hilfreich. Die Sortierung kann manuell erfolgen, indem die Mails per Drag and Drop aus dem Posteingang in die vorgesehen Ordner gezogen werden.
Eleganter ist es, diese Sortierung von Outlook vornehmen zu lassen. Verwenden Sie dazu den Regelassistenten, der eingehende Nachrichten auf Absender- oder Empfängeradresse überprüfen kann und gemäß den erstellten Regeln in die vordefinierten Ordner ablegt. Den Regelassistenten finden Sie im Menü "Extras" unter "Regeln und Benachrichtigungen".
Wenn Sie sich mit dem Regelassistenten näher beschäftigen, werden Sie feststellen, dass sich mit den umfangreichen Funktionen noch sehr viel mehr bewerkstelligen lässt: So kann durch eine geschickte Regelerstellung ein persönlicher Spamfilter aufgebaut werden. Verwenden Sie hierfür Schlüsselwörter, nach denen Sie in Betreffzeile, Absenderadresse oder im Text der E-Mail suchen lassen.
Die identifizierten Nachrichten können nun beispielsweise in einen extra angelegten Ordner verschoben oder direkt gelöscht werden. Aber Vorsicht: Sollte sich in einer erwünschten E-Mail einer Ihrer Suchbegriffe verbergen, so wird auch diese Nachricht von der Filterfunktion gemäß Ihren Vorgabe behandelt und geht unter Umständen unwiderruflich verloren.
Ein hilfreiches Programmfeature ist das Adressbuch, dass Sie im Menü "Extras" finden: Es ermöglicht Ihnen nicht nur die Abspeicherung von E-Mailadressen Ihrer Kommunikationspartner, sondern auch die Aufnahme der postalischen Anschrift sowie von Fax-, Ruf- und Mobilnummern. Mit geeigneter Software lassen sich Adressbücher von Outlook übrigens auch auf Handys oder Festnetztelefone synchronisieren, die mit einer entsprechenden Schnittstelle ausgestattet sind. Und dass Sie die Einträge drucken können, werden Sie spätestens dann zu schätzen wissen, wenn Sie nicht vor dem nächsten Urlaub handschriftlich die Adressliste der Personen aufstellen müssen, die Sie mit Postkarten bedenken möchten.
Einfache Bedienbarkeit und zuverlässige Erinnerungsfunktion verspricht der Terminplaner, den Sie in der Ordnerliste im linken Bereich des Outlookfensters als "Kalender" bezeichnet finden. Großes Plus gegenüber herkömmlichen, Kalendern aus Papier ist die Fälligkeitsanzeige von Terminen, die Sie mit einem definierbaren, zeitlichen Vorlauf als Pop-Up-Fenster und auf Wunsch sogar einem akustischem Hinweis an anstehende Aufgaben erinnert. Ebenfalls vorteilhaft ist die eingebaute Warnung vor Terminüberschneidungen.
Während herkömmliche Papierkalender naturgemäß nur eine Ansicht ermöglichen, können Sie Outlook so einstellen, dass einzelne Tage, Arbeitswochen oder ganze Monate auf einmal überblickt werden können. Wie das Adressbuch kann auch der Kalender, die entsprechende Ausstattung des Geräts vorausgesetzt, mit Ihrem Handy oder Festnetztelefon synchronisiert werden.
